Reuniões miseravelmente longas e improdutivas não apenas desperdiçam um tempo valioso, especialmente em grandes corporações. Eles também custam muito dinheiro. Em entrevista, o especialista Dirk Schmachtenberg, da consultoria de tecnologia Plan D, explica como as reuniões são caras e como o tempo poderia ser gasto de forma mais sensata.

Por que temos tantas reuniões quando muitas vezes elas não dão em nada?

Dirk Schmachtenberg: O erro geralmente é que você não pensa no objetivo da reunião. Muitos são executados em círculos relativamente grandes por padrão. Não está claro quem deve contribuir com o quê. Isso não leva nem à produtividade nem à satisfação dos participantes. Na verdade, existem três motivos para reuniões: ou você quer resolver algo juntos, você tem coordenação de rotina ou o foco é a troca social.

É esse objetivo que falta às clássicas reuniões jour fixe?

Acho que sim. Reuniões fixas são boas quando você realmente precisa de coordenação de rotina. No entanto, muitas vezes não há agenda e eu pessoalmente acho essas reuniões geralmente muito longas.

Qual é a duração máxima de um jour fixe?

É interessante que as reuniões geralmente duram o tempo que estão marcadas. Se eu marcar uma reunião para uma hora, dura uma hora. As correções do Jour duram de uma a duas horas. Meia hora geralmente seria suficiente.

Qual é o impacto econômico nas empresas quando tanto tempo é gasto em reuniões improdutivas?

Economicamente, você pode economizar metade do tempo da reunião. Faz sentido usar as reuniões para promover a interação social, mas, caso contrário, o prejuízo econômico é imenso. Eu mesmo multipliquei os valores estimados por hora dos presentes pela duração da reunião. Isso foi muito assustador.

Quanto custa uma reunião?

Se os gerentes estiverem presentes e você também considerar os custos de escritório, materiais de trabalho e assim por diante, a maioria das reuniões custa bem mais de 1.000 euros por hora.

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Dirk Schmachtenberg é diretor-gerente da consultoria de gerenciamento e tecnologia Plan D. Suas áreas de especialização são inovação, desenvolvimento de estratégia e digitalização.

(Foto: Plano D)

Se você transferir isso para grandes corporações, é um fator de custo enorme.

Em qualquer caso. Outro problema aqui é que em muito poucas culturas corporativas há uma documentação razoável de reuniões para aqueles que não compareceram. A motivação para participar das reuniões é, portanto, muito alta. O mesmo se aplica aos e-mails, onde muitas pessoas gostam de receber cópias. Tudo isso pode ocupar rapidamente até 80% do tempo de trabalho. A Amazon, por exemplo, já introduziu a documentação das reuniões. E na Tesla existe uma regra de que os funcionários podem simplesmente sair das conferências se perceberem que o conteúdo não é relevante para eles.

Isso é uma boa ideia ou pode prejudicar a cultura corporativa?

A questão é quão radicalmente isso será implementado. Na minha opinião, a Amazon tem feito isso de forma muito consistente. Cada reunião começa com um quarto de hora, em que todos podem primeiro ler sobre o assunto. De antemão, a pessoa que convocou a reunião deve anotar o que realmente deseja dos presentes. No final, o resultado da reunião deve ser documentado.

E na Tesla?

É o caso de qualquer pessoa poder convocar uma reunião, mas não precisa necessariamente ficar. Isso não é adequado para todas as empresas, por exemplo, bancos ou seguradoras, onde é necessário gerar relatórios. Mas principalmente nos processos criativos, acho que no fundo é bom não ter que passar horas em reuniões sem poder contribuir com nada. A SAP está com dias sem reuniões, a Shopify acaba de cancelar todas as reuniões recorrentes com mais de duas pessoas.

Que bem isso pode fazer?

Eu realmente gosto da idéia. Nas empresas de hoje é muito difícil encontrar tempo em que se possa realmente trabalhar de forma produtiva. Um dia de folga quando você só tem tempo é incrivelmente valioso. Acho que muitos já se esqueceram de como trabalhar com concentração por duas ou três horas. Reuniões, e-mails ou chats interrompem constantemente o trabalho. Sabemos neurologicamente que isso não é bom para a criatividade porque o cérebro precisa reiniciar continuamente.

Se eu, como funcionário, tiver um dia sem reuniões, como posso organizá-lo de maneira ideal?

É importante dar a si mesmo uma estrutura interna e definir uma meta. O que eu quero fazer, o que eu idealmente quero ter alcançado no final do dia? Não importa se as coisas não saem como planejado. Em um dia sem comunicação, você não deve trabalhar com raiva, mas também planejar pausas.

Agora você até falou sobre um dia sem comunicação. Isso também significa: sem e-mails ou mensagens do Teams?

Não precisa ser tão dogmático. Só acho útil agendar pelo menos uma janela de tempo para desligar o e-mail e silenciar o telefone. Então você leva mais meia hora para trabalhar com as mensagens acumuladas. Você poderia tentar tal pensamento ou dia de trabalho para experimentá-lo. Para muitos, isso não é mais o caso.

Como as empresas sabem quais reuniões cortar? A inteligência artificial (IA) pode ajudar nisso?

Com a ajuda de IA e dados, é possível identificar a relevância dos temas. No momento, a IA está dando grandes passos, especialmente na área de “processamento de linguagem natural”. Isso permite que você avalie quais tópicos são discutidos e com que frequência. Se pensarmos em uma empresa de manufatura, questões rotineiras como segurança ocupacional ou sistemas de detecção de fumaça provavelmente ocuparão um espaço relativamente grande. Com essa análise, os recursos humanos podem ser usados ​​de forma mais sensata.

Mas isso pressupõe que as reuniões sejam devidamente nomeadas e tenham uma agenda, certo?

Concordo. Ter um tema claro para a consulta, um objetivo claro e um resumo dos resultados seria um grande avanço.

Essas seriam suas três dicas para tornar as reuniões mais produtivas?

Sim, esses são os pontos principais. Além disso, os participantes devem se adequar ao horário e gastar apenas o tempo que for realmente necessário.

E quanto a um número máximo de participantes?

Na Amazon, o máximo é uma “equipe de duas pizzas”, ou seja, oito a doze pessoas. Eu acho que é bastante, menos é realmente melhor.

Eles são claramente a favor da redução das reuniões. Você está alinhado com a tendência?

Sim com certeza. A cultura da reunião incentiva a difusão da responsabilidade e muitos reconhecem que grandes reuniões trazem pouca produtividade. Especialmente no contexto do trabalho remoto, é muito importante categorizar o que você realmente deseja com uma reunião.

Dirk Schmachtenberg falou com Victoria Robertz.

Esta entrevista é a primeira em capital.de Publicados.

Este conteúdo está traduzido, veja a. Versão original.

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